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Sistema de Gestión de los Procesos de Planeación

Terceros

Descripción del módulo

Para quienes conocen el tema contable es fácil comprender que es un tercero, sin embargo para quienes no, un tercero es la información correspondiente a un documento de identificación bien sea un NIT, una cedula u otro tipo de los que se despliegan. A cada tercero se le asigna un número de referencia interno que es el número con el cual el sistema lo reconocerá, sin embargo dentro de la aplicación usted siempre utilizará el número de documento.
La creación de los terceros es indiferente al rol que posteriormente se asigne dentro de la plataforma, los terceros se usan en la mayor parte de los procesos, bien sea como un usuario o un cliente, o alguien de quien yo deba mantener una información (paciente, estudiantes, profesores, proveedores, etc... ).

Información relevante

Debido a que los terceros se usan con muchismima frecuencia la plataforma IDEAS no permite su eliminación ni su unificación, de forma tal que si usted crea un tercero en forma errada y le carga datos, le sugerimos le cambie el nombre para que sea evidente que es un dato errado.
En caso de que el tercero que se crea en forma errada aún o tenga datos usted puede hacer un cambio de documento para usar el registro para otro tercero, sin embargo si no esta seguro de que el tercero no tenga información cargada le sugerimos que evite adelantar esta acción.

Configuración

Donde incorporo un tipo de archivo anexo en terceros?

Los tipos de archivo anexo a terceros se definen en el modulo IDEAS en el menú configuración->Tipos de archivos anexos, para que se le cargen archivos anexos a un tercero tenga en cuenta:
1 - El tercero debe tener asignado al menos un perfil en al cual el archivo anexo aplique.
2 - Si desea tener un tipo de archivo que aplique a todos los terceros debe asignar el tipo de archivo anexo a al perfil de visitantes, el cual aplica para todos los terceros.
3 - Para que el perfil de visitantes se aplique en forma automática debe estar incorporado en la ventana de perfiles en el modulo de configuración de la entidad (IDEAS Configuración->Configuración de la entidad)

Casos de uso

Cree un tercero con un documento incorrecto, le cargue información, luego se creo el documento correcto, que debo hacer para que la información quede en el documento correcto?

Cuando esta situación se presenta lo correcto inicialmente es hacer un cambio de documento, buscamos el documento que esta errado y lo cambiamos por el documento correcto, sin embargo el documento correcto ya esta creado, por lo cual impide que hagamos el cambio de documento, si el documento correcto no tiene nada asignado no tiene información cargada podremos realizar el procedimiento que se describe mas adelante, de lo contrario deberá decidir cual de los dos documentos va a liberar y deberá borrar la información de uno de los dos documentos y luego volver a cargarla al otro documento.
Estrategia: Lo que se recomienda es hacer es un doble cambio de documento, primero el documento correcto (que ya esta creado pero no tiene información) lo cambiamos agregandole un numero de mas (o colocando otro número o tipo de documento), y luego el documento que inicialmente estaba errado y que conteniene información, lo cambiamos para que tome el valor correcto.
Ejemplo: Supongamos que hemos creado un tercero dos veces, uno con la CC 3204949937 (Numero de Teléfono) y otra vez con la CC 86051199 (Cédula de Ciudadanía) al primero le registramos varias llamadas y le hicimos una cotización, luego nos dimos cuenta de que el documento estaba errado y queremos corregirlo, entonces, aplicando la estrategia mencionada haremos dos cambios de documento así:
1 - La CC 86051199 La cambiamos a CC 860511998 (Le agregamos un número al final)
2 - La CC 3204949937 La cambiamos a CC 86051199 (Documento correcto)
Recomendación: Los numeros de documentos errados es conveniente que le cambie los nombres para evitar que a futuro le sean cargados datos a ese número de documento.

Preguntas frecuentes

Quienes deben tener acceso a la creación de terceros?

Este es un tema de debate en varias entidades sobre todo por lo relacionado con presentación de información tributaria (DIAN en Colombia), cuando se va a presentar información exógena se debe informar entre otras, la dirección, un teléfono fijo y un celular, por tanto estos datos deben ser obligatorios, por tanto, en muchas entidades la creación de terceros se concentra en el área contable, independientemente de esto (que no es un concepto obligatorio) en una entidad mediana muchos usuarios tendrán necesidad de crear terceros, bien sea porque registren pacientes para citas, porque hagan facturas de venta, porque creen estudiantes, etc. Siempre que se requiera registrar un número de documento el usuario deberá contar con permisos de creación de terceros. O pedirle al encargo del proceso asignado por la entidad que cree el tercero (documento).